Оптимизация на инвестиционните разходи в процесите на планиране, проектиране и строителство

(1 глас, средно 5.00 от 5)


През фазите на планирането, проектирането и строителството управлението на разходите се използва като начин за балансиране между обхвата на проекта, очакванията за качеството и предвидения бюджет. Подходът към управлението на разходите по време на проекта може се обобщи в изпълнението на следните три стъпки:
- Определяне на обхвата, на нивото на изискваното
 качество и на бюджета;
- Осигуряване на изравняването на обсега,
 качеството и бюджета;  
- Наблюдение и управление на баланса между
 тези три компонента през целия проект.

Управлението на разходите обхваща не само пресмятането им, а и управление на риска и в определени случаи анализ на рентабилността. Оценката и управлението на риска са важни, тъй като идентифицираните рискове в строителните проекти са типично финансови. Изчисляването на непредвидените обстоятелства в проекта трябва да се основава на оценката на рисковете (особеностите на мястото, наличие на участници в търга, метод на придобиване, условия на пазара и т.н.). Ако те са облекчени (чрез проучване на мястото и на пазара, чрез подготвена програма и започнато проектиране и т. н.), тогава непредвидените обстоятелства могат да се намалят и очакваните крайни разходи да се редуцират.

Фирмата, на която е възложено да управлява разходите, в идеалния случай трябва да бъде наета от инвеститора още в началния стадий и трябва да е независима от архитектите, инженерите и строителните предприемачи.

Фаза на планиране
Един проект трябва да започне добре, за да завърши добре. Затова съставянето на подходящ бюджет е изключително важно. Още в етапа на планиране и двете страни – инвеститорите и проектантите трябва да съгласуват очакваните разходи по проекта. Това е критичен етап в процеса на управление на средствата – недобре планираният бюджет може да обрече проекта на постоянен натиск и компромиси, от които нито собственикът, крайният потребител или дизайнерът биха били доволни накрая. Характерна грешка на този етап е да се вземе готова програма, която да не се адаптира към всички фактори, които оказват въздействие върху строителните разходи – размерът на един проект, реновация или ново строителство, мястото (направено ли е проучване на пазара?), увеличението на цената, методът на придобиване и т. н.

Първоначалните оценки се използват в ранните фази на планиране на проекта, за да съвпадат с потребностите на инвеститора. Обикновено тези потребности са изразени като писмени програмни изисквания с ограничения на бюджета с оглед съставяне на неговия пълен обхват (размер) и очакванията за качеството.

Избраният метод на придобиване трябва да се идентифицира на този етап. Възможностите днес са много повече, отколкото в миналото, но всеки метод има своите предимства и недостатъци по отношение на разходи и риск, затова и той трябва да се калкулира в бюджета.

Стойността на инженерната дейност трябва също да се обсъди на този етап. Всякакви промени на програмата в тази ранна фаза имат много малко или почти никакво въздействие върху графика и разходите по промени в дизайна, но ползите от утвърдена програма и установени цели на проекта могат да бъдат огромни.

Фаза на проектиране
Когато първоначалният бюджет е установен, обсегът на проекта е утвърден и очакванията по качеството са документирани, е важно да се наблюдават предвидените разходи на проекта чрез серия от техники за по-прецизната им оценка, което съвпада и с бъдещото развитие на дизайна и строителните детайли.

Междинните оценки се използват на различни етапи от развитието на проектирането като част от текущото управление на разходите и като оценка на алтернативни строителни компоненти, системи и материали. Обща практика за инвеститорите е при големи проекти да наемат строителен мениджър или професионален оценител, за да актуализира непрекъснато оценките на проекта и да дава обратна информация за съблюдаването бюджета от решенията за основни елементи по проектирането.

Чертежите и спецификациите също трябва да минат през преглед, в който независима група за контрол анализира пълнотата на документите, координацията между екипите и ефективните проектни решения. Техническите характеристики трябва да се прегледат, за да се осигури спазването на основните изисквания (работни часове, нормите за шум и др.).

Оценката на рентабилността е полезен инструмент в уравнението на разходите, в който средствата за всеки компонент от проекта (в Съставната структура на работата – разбивката на задачите) могат да се следят спрямо първоначалния бюджет. Без следене къде се променят разходите, има опасност бюджетът да се превиши, което води до препроектиране или големи разходи за инженерната работа. Бъдещи планирания на разходите могат да се подобрят чрез използването на оценка на рентабилността с проследяване къде отиват реално парите в един проект.

Фаза на строителство
На етапа на търга чертежите трябва да са готови на 100%, но често това не се случва и води до приемане на допълнения за уточняване на детайлите, решение на конфликтите или приключване на дизайна. Често тези промени не са оценени и като следствие т. нар. крайна оценка не отговаря на целта на търга. Проучването на пазара на етапа на търга е също полезно и може да се включи в оценката на риска, за да определи обхвата на предлаганата цена. В особено непостоянен пазар тези възможности могат да позволят на инвеститора гъвкавост при бюджета в деня на търга.
Подготовката на документите по търга също е определяща в цялостната стратегия за управление на разходите. Трябва да се разгледат клаузите от договора, които влияят на промените в работата и как те ще бъдат оценени; допустими промени в цените на различни нива при доставчиците и поддоставчиците; отбелязване на изискванията при закъснения; използване на едни цени при промени и всякакви други условия, които могат да повлияят на крайната цена на проекта.

По време на строителството фокусът се измества от предвиждане на разходите към действително управление на разходите при промени по време на работата. Такива се появяват от много различни източници, грешки и пропуски при чертежите, въпроси по правилника или строителни изисквания. Също така промени могат да се появят и от текущото активно управление на разходите – или от проектантския екип, или от главния изпълнител, където едната от страните предлага по-стойностна промяна. За всички прегледи на промени инвеститорът трябва да установи базови правила, които са очертани в договорните документи, да съгласува формата с главния изпълнител и да изиска от него пръв да преглежда предложенията за промени от подизпълнителите.

Измененията трябва да се преглеждат по време на проектирането по същество – дали наистина това е промяна по обсега и на какво се дължи това? След това строителният мениджър или независимият консултант трябва да прегледат цените спрямо договора и индустриалните норми и това да доведе до независима оценка за главния изпълнител.
Анализът на рентабилността често се използва в тази фаза да установява вероятни последствия за финансите и срока на проекта.

Оценка при нанасянето
За да се осигурят данни за бъдещо управление на разходите, често при оценката се подготвят детайлни анализи на разходите от изпълнения проект и се разработва наученото за помощ при бъдещи проектни решения.

Сподели